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Finanças e Planejamento | Organizando e mantendo os registros para Imposto de Renda de sua empresa


Já estamos no mês de agosto e logo será tempo de apresentar todos os documentos para serem usados na preparação da declaração de impostos de sua empresa. Para ajudar a sua empresa a ter uma estação de impostos eficiente, trouxemos algumas dicas para lhe ajudar e manter a papelada que será usada para preencher sua declaração antes da data final em abril de 2018.

  • Planeje com antecedência. Organize sua papelada e registros para impostos de forma correta desde o início, nunca deixe para depois o que você pode fazer hoje.
  • Desenvolva uma estratégia para o processo de coletagem de dados.
  • Preencha os formulários antes de arquivá-los.
  • Contrate um profissional licenciado e com experiência para lhe ajudar a preencher sua declaração de impostos.

Cada empresa é diferente uma da outra. Cada uma tem um jeito único de organização. No entanto, se aplicadas as dicas deste artigo, a preparação será mais organizada e eficiente. Veja algumas perguntas e respostas de leitores referentes à preparação de pequenas empresas para a declaração de impostos.


Qual é o maior erro que donos de pequenas empresas comentem quando estão coletando dados para serem usados na época de declaração de impostos?

Muitos contribuintes começam a coletar dados no final de uma estação de declaração de impostos e início da próxima. Isso é um erro. Geralmente, uma estação de impostos termina no dia 31 de dezembro, e as declarações de impostos (ou extensões) precisam ser entregues em março ou abril do ano seguinte. Os donos de pequenas empresas agora são forçados a começar essa “coleta” de dados que supostamente já deveriam estar fazendo mês a mês. Todo mês, uma pequena empresa produz ganhos e perdas que são verificados por intermédio de documentos e recibos. O ideal é usar esses recibos para anotar “quem, o que, quando e por que” para justificar deduções, se essas forem questionadas pelo IRS. Mantenha um livro com anotações diárias de milhagem, assim a sua coletagem de dados será simples e lógica.


Você recomenda aos pequenos empresários o uso do software “Quick Books”para coletar e armazenar dados a serem usados na época de declarar impostos?

Sim. Aliás, existem outros softwares os quais, como o Quick Books, também são ótimos para coletagem e gerenciamento de dados para pequenas empresas. Seja qual for o programa escolhido, certifique-se de guardar esses dados em lugar seguro, mas acessível. Para aqueles que não sabem operar esses sistemas, o velho sistema do manual de contabilidade de papel, lápis, envelopes e pastas também resolve o problema.


O que acontecerá com a minha empresa se eu mentir no meu formulário de impostos, ou cometer um erro quando estiver preenchendo a declaração, seja ela feita por mim ou por um profissional da área? As penalidades do IRS serão aplicadas a mim como pessoa física ou somente a minha empresa como pessoa jurídica?

Isso é um problema. Lembre-se que na era da tecnologia pode parecer que assinaturas não são mais requeridas. Isso é uma ideia falsa. Cuidado! Mesmo que sua declaração esteja sendo feita e entregue eletronicamente, é obrigatória a assinatura tanto do contribuinto quanto do “preparador”da declaração. O profissional que lhe ajudar a preencher sua declaração de impostos deverá sempre lhe apresentar as páginas a serem assinadas nos devidos campos destinados à assinaturas. A razão pela qual assinaturas são exigidas em todos os tipos de entrega da declaração é o reconhecimento pelo contribuinte da advertência logo acima ao campo destinado à assinatura: "Sob penalidades de perjúrio declaro que examinei esta Declaração, incluindo acompanhamento de cronogramas e declarações e, na melhor de minhas habilidades de conhecimento e crença, declaro serem verdadeiras, corretas, e completas as informações nela contida. A Declaração do preparador (quando não for o próprio contribuinte) é baseada nas informações providas pelo contribuinte.”


Para você pensar e refletir, antes de ser pego cometendo fraude, parece um ótimo negócio quando:


  • Faço deduções que não são verdadeiras e uso mentiras na minha declaração de impostos. Posso ser punido economicamente com Impostos atrasados, penalidades, juros, multas. Posso ser condenado como criminoso e ser preso.
  • Cometo erros ao fazer minha própria declaração de impostos. Isso resultará e uma correção mais amena desde que o o “erro” não seja intencional ou criminal.
  • Fraude de preparadores de impostos. Os preparadores também podem ser punidos por suas ações fraudulentas e uma declaração de impostos.
  • Resultando em punição monetária assim com prisão. No entanto, isso não aliviará a sua responsabilidade como contribuinte e não diminuirá a sua punição.
  • As penalidades serão aplicadas somente a mim ou a minha empresa também? Isso depende do tipo de business você tem (Corporation, Partnership, o tipo de sócio etc.) e o tipo de punição. Esteja atento se o IRS pode “derrubar o véu de uma coorporação”; às vezes você acha que está protegido quando na verdade não está.



Por Brian Charles Berkowitz
MBA CPA
PRIMO TAX GROUP

 

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